Carta dei dati personali

Raccogliamo e utilizziamo i tuoi dati personali per gli scopi e i periodi descritti di seguito, a seconda del tuo utilizzo del sito e delle tue interazioni con Aroma-Zone:

I tuoi acquisti nei punti vendita

• Dati raccolti per ricevere uno scontrino digitale: indirizzo email o numero di telefono

• Finalità e base giuridica: invio di uno scontrino digitale. Questo trattamento si basa sui legittimi interessi di Aroma-Zone nell'ambito della sua gestione commerciale e del rispetto della legge sulla lotta agli sprechi e l'economia circolare.

• Periodo di conservazione: fino all'invio dello scontrino digitale.

I tuoi acquisti sul sito aroma-zone.com e tramite la nostra app mobile

• Dati raccolti per gli acquisti online: contenuto del carrello, cognome, nome, indirizzo di consegna e indirizzo di fatturazione, modalità di consegna, modalità di pagamento, numero di carta di debito, ecc.

• Finalità e base giuridica: queste informazioni vengono utilizzate per gestire il carrello, scegliere il metodo di consegna, saldare l'ordine, preparare i pacchi, spedirli, informarti della spedizione o della disponibilità presso i punti Click & Collect, sulla base contrattuale della tua accettazione delle CGV di Aroma-Zone (esecuzione del contratto). Dobbiamo inoltre conservare gli ordini e le relative fatture a scopo di difesa in caso di controversie (questo trattamento si basa sui legittimi interessi di Aroma-Zone ai fini della difesa dei suoi interessi in tribunale) e per adempiere ai nostri obblighi legali di contabilità e fiscali.

• Periodo di conservazione: i dati relativi agli ordini vengono conservati sul tuo account per 5 (cinque) anni dalla consegna dell'ordine o fino alla cancellazione dell'account e archiviati per 10 (dieci) anni su un server separato per soddisfare i nostri obblighi legali. I dati relativi ai carrelli della spesa vengono conservati per 3 (tre) mesi, mentre i dati inviati ai nostri fornitori di servizi per la consegna vengono conservati per 12 (dodici) mesi.

Raccolta delle tue recensioni

• Dati raccolti relativi alle recensioni: dati di contatto, prodotto ordinato, data di acquisto, richiesta della recensione e recensione fornita.

• Finalità e base giuridica: queste informazioni vengono utilizzate per raccogliere le tue recensioni sui prodotti acquistati o sulla tua esperienza di acquisto, sulla base del tuo consenso.

• Periodo di conservazione: durata della pubblicazione della recensione o fino alla revoca del consenso.

Il tuo account Aroma-Zone e la sua gestione

• Dati raccolti per la registrazione dell'account: nome, cognome, indirizzo e-mail, password, sesso, user name, data di nascita, numero di telefono.

• Dati raccolti per la gestione dell'account: cognome, nome, indirizzo email, cronologia degli acquisti, indirizzo di fatturazione e consegna, numero di telefono, numero di carta fedeltà, prodotti preferiti, ricettario.

• Finalità e base giuridica: queste informazioni ci permettono di gestire il tuo account Cliente (compresa la creazione dell'account, la gestione della password, la cronologia degli ordini, gli indirizzi registrati, i vantaggi…) sulla base del contratto che prevede la tua richiesta di creazione dell'account. I dati facoltativi sono raccolti sulla base del tuo consenso.

• Periodo di conservazione : Conservazione per tutta la durata dell'attività dell'account e fino alla sua cancellazione o dopo un periodo di inattività di 2 anni (o per i dati facoltativi fino alla revoca del consenso).

Gestione del programma di fidelizzazione

Dati raccolti per il programma di fidelizzazione: nome, cognome, indirizzo email.

Finalità e base giuridica: sulla base del suo consenso, Aroma-Zone potrà proporre al partecipante offerte, novità o pubblicità personalizzate in funzione dei suoi acquisti precedenti e/o dei suoi interessi.

Periodo di conservazione: i dati sono conservati per 3 anni dalla data dell’ultimo contatto, salvo opposizione.

Il trattamento non comporta decisioni automatizzate, incluso il profiling, salvo nel contesto di campagne di comunicazione mirate basate sul profilo del partecipante al programma di fidelizzazione.

Le nostre newsletter

• I tuoi dati: il tuo consenso a ricevere comunicazioni commerciali via e-mail, posta e/o SMS, le notifiche vengono inviate tramite l’application mobile, e-mail, numero di telefono, token di notifica push.

• Finalità e base giuridica: informarti su novità, promozioni, selezioni tematiche, nuovi servizi o negozi in base alle tue abitudini di acquisto e ciò esclusivamente dopo aver raccolto il tuo consenso a ricevere queste newsletter. Quando sei cliente di Aroma-Zone, possiamo inoltre inviarti suggerimenti di acquisto relativi a prodotti o servizi simili a quelli che hai già acquistato, sulla base del nostro legittimo interesse nell’ambito della nostra attività di prospezione commerciale. Le notifiche push vengono inviate solo se hai accettato di riceverle durante l’installazione dell’applicazione o nelle impostazioni del tuo dispositivo. Puoi revocare questo consenso in qualsiasi momento disattivando le notifiche nelle impostazioni del tuo dispositivo mobile.

Periodo di conservazione: i dati raccolti tramite i cookie sono conservati per un periodo limitato, proporzionato alla finalità perseguita, e non superiore alla durata massima prevista dalla normativa applicabile, o fino al ritiro del consenso quando questo costituisce la base giuridica del trattamento.

Le nostre offerte di lancio e scoperta dei prodotti

Dati raccolti per la partecipazione all’offerta di lancio e l’invio dei prodotti offerti: tipo di pelle, preferenze di prodotto, fascia d’età, indirizzo e-mail, numero di telefono, nome, cognome, indirizzo di consegna.

Dati raccolti per le recensioni sui prodotti offerti: feedback sull’esperienza, questionario di soddisfazione.

Finalità e basi giuridiche: queste informazioni ci permettono di selezionare i candidati che desiderano partecipare alle nostre offerte di lancio, di inviarti i prodotti e di raccogliere la tua opinione sui nostri nuovi prodotti, sulla base del tuo consenso. La tua opinione potrà inoltre essere utilizzata per finalità di marketing e promozione, in forma anonimizzata.

Periodo di conservazione: conservazione per la durata della fase di candidatura e, se selezionato/a, della fase di test del prodotto, quindi archiviazione per 5 anni a fini probatori. In caso di revoca del consenso, i dati non saranno più utilizzati per nuovi test, ma potranno essere conservati in archivio relativamente ai test precedenti sulla base del nostro legittimo interesse (ai fini dell’esercizio o della difesa dei nostri diritti in sede giudiziaria).

Personalizzazione dell’esperienza utente

I tuoi dati: identificativi online (come gli identificativi dei cookie), dati relativi alla navigazione sul sito e/o sull’applicazione mobile (pagine e schermate consultate, percorso di navigazione, interazioni, contenuti o prodotti visualizzati), dati relativi alla navigazione sul sito (pagine consultate, percorso di navigazione, interazioni, contenuti o prodotti visualizzati), nonché informazioni tecniche relative al tuo dispositivo e al tuo browser (tipo di browser, sistema operativo, lingua, tipo di dispositivo). Tali dati possono essere associati a segmenti di utenti creati in forma pseudonimizzata.

Finalità e basi giuridiche: questi dati vengono utilizzati per garantire il corretto funzionamento del sito e dell’applicazione mobile, migliorare e personalizzare la tua esperienza utente, adattare i contenuti e le offerte proposte, misurare l’audience e le prestazioni del sito e dell’applicazione mobile e, più in generale, analizzare l’utilizzo dei nostri servizi. Quando richiesto dalla normativa, tali trattamenti si basano sul tuo consenso, che puoi revocare in qualsiasi momento tramite il nostro strumento di gestione dei cookie sul sito web o tramite le impostazioni sulla privacy del tuo dispositivo mobile per l’applicazione.

Periodo di conservazione: i dati raccolti tramite i cookie vengono conservati per un periodo limitato, proporzionato alla finalità perseguita e non superiore alla durata massima prevista dalla normativa applicabile, oppure fino alla revoca del tuo consenso quando questo costituisce la base giuridica del trattamento.

Prenotazioni di workshop, masterclass, spazi benessere e appuntamenti di bellezza

Dati raccolti: dati di identificazione (nome, cognome); dati di contatto (indirizzo email, numero di telefono); informazioni relative alla prenotazione (richieste aggiuntive, richiesta di promemoria via email); informazioni necessarie per l’organizzazione e la preparazione del servizio (età, informazioni relative a una gravidanza se applicabile, tipo di pelle, tipo di capelli); nonché dati di fatturazione e pagamento (indirizzo di fatturazione, metodo di pagamento, numero di carta di pagamento). Può essere richiesta anche la conferma di avere più di 15 anni, quando necessario.

Finalità e base giuridica: questi dati sono trattati per gestire la tua prenotazione (workshop, masterclass, spazio benessere o appuntamento di bellezza), garantire l’organizzazione e la corretta esecuzione del servizio, preparare il servizio prenotato, gestire la fatturazione e i pagamenti, nonché rispondere a eventuali richieste. Il trattamento si basa sull’esecuzione del contratto formato dalla tua prenotazione e dall’accettazione delle condizioni generali di vendita.

Periodo di conservazione: i dati relativi alla tua prenotazione sono conservati per il tempo necessario alla gestione e all’erogazione del servizio. Successivamente, vengono conservati nel tuo account per cinque (5) anni dalla realizzazione del servizio o fino alla cancellazione del tuo account. I dati necessari per rispettare obblighi legali, contabili o fiscali possono essere archiviati su supporto separato fino a dieci (10) anni, conformemente alla normativa vigente.

Partecipazione ai nostri webinar

Dati raccolti: dati di identificazione e di contatto (nome, indirizzo email), nonché informazioni sulla localizzazione (paese, regione) fornite al momento della registrazione al webinar.

Finalità e base giuridica: questi dati sono trattati per gestire la tua registrazione al webinar, inviarti le informazioni pratiche e i dettagli di accesso, organizzare e garantire il corretto svolgimento dell’evento e realizzare analisi statistiche aggregate relative alla partecipazione. Il trattamento si basa sull’esecuzione del contratto formato dalla tua registrazione al webinar.

Periodo di conservazione: i dati relativi alla tua registrazione sono conservati per il tempo necessario all’organizzazione e allo svolgimento del webinar.

Le tue richieste di consulenza, informazioni o reclami al nostro Servizio Clienti

• I tuoi dati: cognome, nome, indirizzo e-mail, indirizzo di fatturazione e consegna, numero di telefono, cronologia degli ordini, numero d'ordine, titolo della richiesta, contenuto del messaggio.

• Finalità e base giuridica: queste informazioni ci permettono di rispondere alle tue richieste in modo personalizzato e di offrirti un servizio di qualità sulla base contrattuale della tua richiesta (richiesta di reclamo a seguito di un acquisto) o dei nostri legittimi interessi nell'ambito della nostra attività commerciale e di ricerca di informazioni commerciali (richiesta di informazioni).

• Periodo di conservazione: I dati dei clienti relativi ai reclami vengono conservati per 5 (cinque) anni dalla data del reclamo. I dati dei potenziali clienti relativi alle richieste di informazioni vengono conservati per 3 (tre) anni dall'ultimo contatto.

Le tue risposte ai nostri questionari beauty o la personalizzazione delle basi neutre

• I tuoi dati: nome, fascia d'età, sesso, tipo di pelle (secca, disidratata, normale, grassa, mista, sensibile e reattiva), abitudini di make-up, frequenza di esposizione al sole, carnagione, persona fumatrice o meno, area del viso da trattare, problemi da trattare, preferenze del prodotto, preferenze del profumo, allergie, preferenze di ricette fai da te o pronte all'uso, indirizzo e-mail.

• Finalità e base giuridica: queste informazioni ci permettono di rispondere alle tue richieste in modo personalizzato (ad esempio, haircare routine, skincare routine), di arricchire il tuo profilo cliente al fine di personalizzare le nostre comunicazioni commerciali via e-mail e sul nostro sito web e la nostra applicazione mobile. Questi trattamenti si basano sul tuo consenso (Art. 6(1)(a) GDPR). Alcuni dati (allergie, stato di gravidanza, condizioni cutanee o dei capelli che possono rivelare uno stato di salute) costituiscono dati sensibili ai sensi dell’Art. 9 GDPR e sono trattati esclusivamente sulla base del tuo consenso esplicito (Art. 9(2)(a) GDPR).

• Periodo di conservazione : Conservazione per tutta la durata dell'attività dell'account e fino alla sua cancellazione o dopo un periodo di inattività di 3 anni.

Le tue candidature

• I tuoi dati: nome, cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono, contenuto della lettera di presentazione, contenuto del CV, ecc.

• Finalità e basi giuridiche: queste informazioni ci consentono di ricercare profili pertinenti (candidature spontanee e risposte alle offerte di lavoro) e di gestire le procedure di reclutamento sulla base dei nostri legittimi interessi nel contesto delle nostre attività di reclutamento, nonché l'esecuzione di misure precontrattuali quando la persona candidata viene selezionata. Se la persona candidata acconsente, conserveremo i suoi dati nel nostro database dei CV per poterla ricontattare in caso di nuove opportunità.

• Periodo di conservazione: i dati della persona candidata vengono conservati per il tempo necessario a completare il processo di assunzione. Se la persona candidata viene selezionata, i suoi dati saranno inseriti nel suo fascicolo amministrativo e conservati per il periodo applicabile a tale fascicolo. Se la persona candidata non selezionata non acconsente alla conservazione dei suoi dati nel nostro database dei CV, cancelleremo i suoi dati dopo 3 (tre) mesi dalla decisione di diniego. Se la persona candidata non selezionata acconsente alla conservazione dei suoi dati nel nostro database dei CV, cancelleremo i suoi dati dopo 2 (due) anni dall'ultimo contatto.

Il conferimento dei dati è facoltativo se indicato tra parentesi o obbligatorio se indicato con un asterisco. In caso di mancato conferimento dei dati, Aroma-Zone non sarà in grado di realizzare le finalità indicate e tu non potrai beneficiare del servizio corrispondente.

Destinatari dei tuoi dati

I dati raccolti sono destinati ai servizi interni di Aroma-Zone. Tuttavia, possono essere trasmessi ed elaborati da terzi se il trasferimento di tali dati è necessario per raggiungere gli scopi menzionati nella presente Informativa e per adempiere agli obblighi legali di Aroma-Zone, e in particolare a qualsiasi terza parte autorizzata quando tale comunicazione è necessaria:

• per adempiere a un obbligo legale o a una richiesta del tribunale

• per portare avanti un'indagine o un procedimento nei confronti di Aroma-Zone

• per difendere i diritti di Aroma-Zone

• a organizzazioni che forniscono servizi ad Aroma-Zone come banche, revisori dei conti, avvocati, ecc.

• a tutti i subappaltatori di Aroma-Zone coinvolti in:

  • in materia di servizi IT (hosting, sicurezza…)

  • in materia di promozione commerciale e marketing (soluzione di emailing, social network per il targeting pubblicitario e il pubblico personalizzato, Dynamic Yield per la personalizzazione dell’esperienza utente, Google per misurare le prestazioni…)

  • in materia di gestione degli spostamenti

  • in materia di relazioni commerciali

  • in materia di accoglienza ed eventi (Booxi per le prenotazioni di workshop, masterclass, spazi benessere e appuntamenti di bellezza, Webinarjam per le iscrizioni ai nostri webinar)

  • in materia di sicurezza

Come vengono trattati i tuoi dati sui social network?

Aroma Zone è presente sui social network (Instagram, Facebook, TikTok, Snapchat, ecc.) dove puoi interagire direttamente con noi.

Il tuo utilizzo di questi social network può comportare lo scambio di dati personali tra Aroma Zone e questi social network, sulla base del tuo consenso.

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Ti invitiamo pertanto a consultare l'informativa sulla privacy di questi social network per maggiori informazioni.

I tuoi dati vengono trattati al di fuori dell'UE?

I tuoi dati sono ospitati sui server europei di APTUM, una societpa per azioni semplificata unipersonale con capitale di € 3.000, iscritta al Registro del Commercio e delle Imprese di Nanterre con il numero 840 569 156 e la cui sede legale si trova presso 12 RUE SOLFERINO 92100 BOULOGNE-BILLANCOURT.

I tuoi dati potrebbero essere trattati al di fuori dell'Unione Europea, in particolare dalle nostre soluzioni di emailing Klaviyo e Cheetah Messaging, dai social network o da Google. In questi casi, Aroma-Zone adotta le misure necessarie con i suoi subappaltatori e/o partner per garantire un adeguato livello di protezione dei tuoi dati, nel pieno rispetto delle normative vigenti. Pertanto, nel caso in cui i subappaltatori e/o i partner interessati non siano situati in un paese la cui legislazione sia considerata in grado di offrire una protezione adeguata, Aroma-Zone si impegna a sottoscrivere con tali subappaltatori e/o partner le "clausole contrattuali standard" della Commissione Europea prima di qualsiasi trasferimento. Puoi ottenere una copia di queste "clausole contrattuali tipo" dalla Commissione Europea inviando una richiesta al Responsabile della protezione dei dati tramite il nostro modulo di contatto dedicato.

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