Charte des données personnelles Aroma-Zone

Depuis le 25 mai 2018, un nouveau règlement européen est entré en vigueur sur la protection des données personnelles (RGPD). Son objectif est simple, vous permettre de mieux contrôler l'utilisation qui est faite de vos données personnelles sur les différents sites et services en ligne que vous utilisez.
C'est pour Aroma-Zone l'occasion de vous réaffirmer notre priorité absolue de garantie de la sécurité, protection et utilisation juste de vos données personnelles..

Introduction

Dans le cadre de ses activités, la société Hyteck Aroma-Zone, SA au capital de 60980 Euros, dont le siège social est situé au 25 rue de l’Ecole de Médecine, inscrite au Registre du Commerce et des Sociétés de Paris sous le numéro 334 806 502 (ci-après dénommée « Aroma-Zone ») est amenée à traiter vos données personnelles.
La présente Charte des données personnelles (ci-après la « Charte ») vous informe sur la façon dont Aroma-Zone s’engage, en sa qualité de responsable de traitement, à assurer la protection, la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel qu’elles traitent conformément à la législation en vigueur en France et notamment le RGPD (Règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016) et la LIL (Loi n°78-17 du 6 juillet 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés).

La présente Charte est applicable aux clients des produits proposés sous la marque « Aroma-Zone » et aux visiteurs du site [www.aroma-zone.com]. Elle peut être amenée à évoluer. Vous êtes donc invités à la consulter régulièrement. Elle est également susceptible d’être complétée par des informations spécifiques portées à votre connaissance par email, s’agissant d’une offre ou d’un service particulier.


Nos engagements pour vos données

Nous ne vous demandons que les données nécessaires 

Seules les données nous permettant de gérer tous les aspects de votre commande ou de votre demande d’informations vous sont demandées (panier, paiement, préparation de commande, livraison, avis ou demandes d'informations et conseils sur votre commande). Aroma-Zone ne vous demandera jamais de données personnelles hors de propos, tels que vos revenus, votre nombre d'enfants, votre type de logement, de véhicule ou de profession, etc...
A l’expiration des durées de conservation mentionnées dans la présente Charte, vos données personnelles sont supprimées ou rendues anonymes afin de ne plus permettre de vous identifier.

Vos données ne sont ni achetées, ni louées, ni cédées  

Nous ne pratiquons aucun achat de données personnelles à l'extérieur. Nous collectons vos données personnelles nous-mêmes, de manière transparente, lors des moments clefs de notre relation avec vous (création de compte, passage de commande, demande d'information ou de conseil, etc...). Les données que vous nous fournissez ne sont destinées qu'à Aroma-Zone et ses sous-traitants. Nous nous engageons à ne jamais divulguer, louer ou céder vos données personnelles à un tiers quel qu'il soit. Les sous-traitants que nous employons peuvent être amenés à traiter une partie de ces données mais ils le font pour le compte d'Aroma-Zone, en accord avec nos instructions et avec une obligation de confidentialité absolue.

Une communication pertinente  

Pas de spam de la part d'Aroma-Zone, vous ne recevrez nos newsletters et nos communications par courrier, email ou sms que si vous vous y êtes abonnés, que vous êtes nos clients ou que vous avez donné votre consentement. Toutes les autres communications par email ou sms que nous sommes amenés à vous envoyer sont liées à votre compte client et vos commandes (confirmation de commande, expédition, remboursement, demande d'avis, code avantage...) ou en réponses à vos demandes d'information/ conseil /réclamation auprès de notre Service Client.

Vous avez le contrôle sur vos données 

Vous trouverez dans votre compte client, toutes les données personnelles dont nous disposons. Vous pouvez à tout moment les consulter et les modifier.
Ci-dessous vous trouverez tous les types de données que nous collectons et toutes les informations relatives à l’utilisation de ces données.

Nous protégeons vos données 

Aroma-Zone s’assure que vos données sont traitées en toute sécurité et confidentialité, y compris lorsque certaines opérations sont réalisées par des sous-traitants. A cet effet les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour éviter la perte, la mauvaise utilisation, l’altération et la suppression des données personnelles vous concernant sont mises en place. Ces mesures sont adaptées selon le niveau de sensibilité des données traitées et selon le niveau de risque que présente le traitement ou sa mise en œuvre.
Par ailleurs, afin de garantir la sécurité et confidentialité de vos données, Aroma-Zone a nommé un délégué à la protection des données à caractère personnel (Data Protection Officer). Il tient un registre des traitements de données opérés par Aroma-Zone et veille à ce qu’Aroma-Zone respect les principes de protection des données personnelles. Pour toute information complémentaire vous pouvez le contacter via notre formulaire de contact dédié.

Comment Aroma-Zone utilise vos données ?

Vos achats sur le site aroma-zone.com et dans nos boutiques

  • Vos données : nom, prénom, adresse email, adresse de facturation et de livraison, numéro de téléphone
  • Leur utilisation : ces informations permettent à notre service client de vous aider à retrouver votre panier, de choisir le mode de livraison, de régler votre commande, préparer vos colis, les expédier, vous informer lors de l'expédition ou de la disponibilité en point Click & Collect, recueillir votre avis sur les produits achetés ou sur votre expérience d'achat sur le fondement contractuel de votre acceptation des CGV Aroma-Zone.
  • Durée de conservation : les données concernant les commandes sont conservées pendant 10 ans. Les données concernant les paniers sont conservées 3 mois, les données envoyées chez nos prestataires pour la livraison sont conservées pendant 12 mois.

Votre compte Aroma-Zone et sa gestion

  • Vos données : nom, prénom, adresse email, historique d’achat, adresse de facturation et de livraison, numéro de téléphone
  • Leur utilisation : ces informations nous permettent de gérer votre compte client (et notamment création du compte, gestion du mot de passe, historique des commandes, adresses enregistrées, avantages…) sur le fondement contractuel de votre demande de création de compte.
  • Durée de conservation : Les données de votre compte client sont conservées pendant 5 ans à compter de la date de votre dernière utilisation..

Nos newsletters

  • Vos données : votre consentement pour recevoir des communications commerciales par email, courrier et/ou sms (newsletters), vos noms, prénoms, adresse email, numéro de téléphone, adresse de facturation et de livraison, historique de vos commandes.
  • Leur utilisation : vous informer des nouveautés, promotions, sélections thématiques, nouveaux services ou boutiques en fonction de vos habitudes de commandes et ceci, uniquement après avoir recueilli votre accord pour recevoir ces newsletters. Lorsque vous êtes client d’Aroma-Zone, nous pouvons également vous adresser des suggestions d’achats de nos produits ou services similaires à ceux que vous avez déjà achetés.
  • Durée de conservation : les données concernant les commandes sont conservées pendant toute la durée de l'abonnement et pour une durée maximale de trois ans à compter de la fin de votre dernier contact avec Aroma-Zone (commande, envoi d’un email, clic sur la newsletter…). Cette période est remise à jour à chacune de vos interactions avec Aroma-Zone.

Vos demandes de conseil, d'information ou de réclamation à notre Service Client

  • Vos données : nom, prénom, adresse email, adresse de facturation et de livraison, numéro de téléphone, historique de vos commandes
  • Leur utilisation  : répondre à vos demandes de manière personnalisée et vous offrir une qualité de service sur le fondement contractuel de votre demande.
  • Durée de conservation : Les données de demandes clients sont conservées pendant un maximum de 5 ans.

Nos besoins administratifs internes

  • Vos données : toutes les données relatives à votre relation commerciale avec Aroma-Zone et notamment nom, prénom, adresse email, adresse de facturation et de livraison, numéro de téléphone, historique de vos commandes, historique de vos échanges avec le Service Client.
  • Leur utilisation  : gérer les éventuels contentieux auxquels peut être confrontée Aroma-Zone sur le fondement de l’intérêt légitime d’Aroma-Zone d’exercer et de protéger ses droits et gérer les formalités administratives et fiscales (conservation des factures, déclarations fiscales…) auxquelles est soumise Aroma-Zone sur le fondement de ses obligations légales.
  • Durée de conservation : les données sont conservées pendant la durée légale en vigueur (par exemple, 10 ans pour les factures) ou la durée de prescription applicable (par exemple, 5 ans pour les actions engageant la responsabilité civile d’Aroma-Zone) et pour toute la durée de l’éventuel contentieux.

Qui a accès à vos données ?

Les destinataires de vos données

Les données collectées sont destinées aux services internes d’Aroma-Zone. Néanmoins, elles peuvent être transmises et traitées par des tiers si le transfert de ses données se révèle nécessaire à la réalisation des finalités mentionnées dans la présente Charte et au respect des obligations légales d’Aroma-Zone, et notamment à tout tiers autorisé lorsque cette communication est nécessaire :
  • au respect d’une obligation légale ou de la demande d’un tribunal
  • à la poursuite d’une enquête ou d’une procédure opposable à Aroma-Zone
  • à la défense des droits d’Aroma-Zone
  • aux organismes prestataires d’Aroma-Zone tels que banques, commissaires aux comptes, avocats etc...
  • à l’ensemble des sous-traitants d’Aroma-Zone intervenant :
    • en matière de services informatiques (hébergement, sécurité…)
    • en matière de prospection commerciale et marketing (solution d’emailing, réseaux sociaux pour réaliser du ciblage publicitaire et des audiences personnalisées, Google pour mesurer la performance…)
    • en matière de gestion des déplacements
    • en matière de relation commerciale
    • en matière de réception et d’évènementiel
    • en matière de sécurité

Vos données sont-elles traîtées hors UE ?

Vos données sont susceptibles d’être traitées hors de l’Union Européenne, notamment par nos solutions d’emailing Klaviyo et Cheetah Messaging, les réseaux sociaux ou Google. Dans ce cas, Aroma-Zone prend les dispositions nécessaires avec ses sous-traitants et/ou partenaires pour garantir un niveau de protection de vos données adéquat et ce en toute conformité avec la règlementation applicable. Ainsi, si les sous-traitants et/ou partenaires concernés ne sont pas situés dans un pays disposant d’une législation considérée comme offrant une protection adéquate, Aroma-Zone s’engage à signer avec lesdits sous-traitants et/ou partenaires préalablement à tout transfert les «clauses contractuelles types» de la Commission européenne.

Vous pouvez obtenir une copie de ces « clauses contractuelles types » de la Commission européenne en envoyant une demande au Délégué à la protection des données via notre formulaire de contact dédié.

Quels sont vos droits sur vos données ?

Vos droits sur vos données

  • Le droit d'accès : il s’agit du droit d'obtenir la communication de toutes vos données personnelles traitées par Aroma-Zone
  • Le droit de rectification : il s’agit du droit d'obtenir la rectification de vos données personnelles
  • Le droit d'opposition : il s’agit du droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles par Aroma-Zone. Vous avez le droit de vous opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à tout traitement fondé sur l’intérêt légitime d’Aroma-Zone. Dans ce cas, Aroma-Zone s’engage à ne plus traiter les données personnelles concernées, à moins qu'elle ne démontre qu'il existe des motifs légitimes et impérieux pour le traitement qui prévalent sur vos intérêts et vos droits, ou pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice. En cas d’opposition à des traitements à des fins de prospection, Aroma-Zone s’engage à ne plus traiter les données personnelles concernées à ces fins
  • Le droit de limitation du traitement : il s’agit du droit de limiter l’utilisation de vos données personnelles qui est faite par Aroma-Zone, sous réserve de respecter les critères posés par l’article 21 du RGPD
  • Le droit à la portabilité : il s’agit du droit de faire transférer vos données personnelles dans un format lisible et structuré directement par Aroma-Zone à un autre responsable de traitement, lorsque cela est techniquement possible

Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez exercer vos droits à tout moment via notre formulaire de contact dédié.
Toute demande d'exercice de vos droits doit être accompagnée d’éléments permettant de justifier de votre identité (tels que le numéro de commande, l’adresse email fournie…) ou à défaut de la photocopie d'un justificatif d'identité (carte nationale d'identité délivrée par l'Etat français ou carte d'identité de l'union Européenne ou passeport, carte de résident délivrée par l'Etat français, carte de séjour délivrée par l'Etat français ou livret de circulation délivré par l'Etat français).
Une réponse vous sera adressée dans un délai de 1 mois suivant la réception de la demande.

Possibilité de saisir la CNIL

Si vos échanges avec Aroma-Zone n’ont pas été satisfaisants, vous avez la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), autorité de contrôle en charge du respect des obligations en matière de données à caractère personnel en France (www.cnil.fr).

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